Утилизация документов и архивов

Рано или поздно каждая организация накапливает огромный склад с документами, которые больше не пригодятся для работы, их нужно утилизировать, чтобы освободить место для новой документации.

Но при работе с документами не существует понятия старые или ненужные документы. Документы, которые хранятся в офисе или архиве могут иметь статус “с истекшим сроком хранения” и только такие материалы можно утилизировать.

Но даже особый статус не дает право избавляться от макулатуры. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить, составить закрывающую документацию и согласовать ее с руководством компании.

За безответственное обращение с документами предусмотрена ответственность. Хранение и документооборот регламентируется законодательством. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

Как показывает практика после неправильной утилизации может и не наступит наказания, до первого запроса контролирующего органа о предоставлении нужного документа.

Отбор документов на утилизацию

Как правило, отбирают документы на утилизацию ежегодно. Задачей такого отбора становится отбор ненужной документации с истекшим сроком хранения. Для разной документации идет свой срок хранения и порядок архивации, поэтому справиться с такой задачей своими силами компаниям бывает сложно, можно ошибиться, списать и утилизировать не ту документацию.

Для утилизации документов рекомендуется составлять комиссию из нескольких представителей бухгалтерии, специалиста, работающего с документами, секретаря или архивариуса.

Составление комиссии закрепляется приказом от руководства компании. Состав комиссии может меняться каждый год.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

Во время отбора составляется акт

В работу комиссии входит не только отбор документа, но и составлению актов об утилизации всех бумаг, которые больше не нужны. Акт составляется, подписывается главой экспертной комиссии и согласовывается ее членами, а также визируется руководством.

За правильной и быстрой утилизацией документов можно обратиться в специализированные организации

Если у компании нет возможности составить экспертную комиссию, организация не располагает временем или ресурсами на объемную работу по переработке и отбору документации на утилизацию, доверить сложное ответственное дело можно профессиональным организациям, специализирующимся на работе с архивными документами.

Как проводится отбор и экспертиза ценности архивных документов на утилизацию

Экспертиза ценности документов компании – это масштабная и кропотливая работа. Перед специалистами документооборота и организации архива всегда стоит большая задача: просмотреть большой пласт документов и отсортировать по году составления, сроку хранения.

1 этап: выделяются документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

Отбор документов — это совместная работа архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и сотрудников структурных подразделений компании. На данном этапе отделяются документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от документов, находящихся в работе.

2 этап: разделение документов по годам.

Этот этап актуален при первой ЭЦ. Все документы, которые завершены документооборотом, просматриваются и разбиваются по годам составления.

Вероятно, что и ранее эти документы разбивались по датам составления. Если ранее такого не было, то заново идет разбор накопившихся документов.

3 этап: экспертиза ценности документов.

На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт о ценности отобранных документов. Уточняется имеют ли они практическую, историческую или научную ценность. Если из представленного на экспертизу объема документов не находятся ценных бумаг, им присваивается статус «могут быть уничтожены».

4 этап: оформление экспертного заключения по результатам экспертизы.

Результатом проведенной экспертизы ценности документов станет подписанный акт на утилизацию, а также опись всех выделенных на утилизацию документов.

5 этап: согласование закрывающих документов с представителями компании. Проводится итоговое заседание комиссии, где утверждаются закрывающие документы с представителями руководства компании.

6 этап: составляем документы на последующее хранение оставшихся документов и утилизацию описанных.

Термическое уничтожение документации

После законного оформления и описи документов на утилизацию, следует этап утилизации документов. Агентство «Ртутная безопасность» производит утилизацию документов термическим методом — самым надежным, быстрым и безопасным способом. По желанию при уничтожении архивов могут присутствовать несколько свидетелей с компании заказчика. Также мы можем зафиксировать уничтожение бумаг на видеосъёмку, а позже предоставить её клиенту. После проведения процедуры, наши сотрудники предоставят все необходимые документы по проделанной работе.

Стоимость утилизации документов термическим способом

Если вы обращаетесь за услугами утилизации в агентство «Ртутная безопасность», стоимость утилизации напрямую зависит от количества документации.

Количество утилизируемой документации мы измеряем килограммами. Стоимость назначается за количество килограммов документации на утилизацию.

Почему стоит обратиться в Агентство «Ртутная безопасность»

Агентство «Ртутная безопасность» специализируется на вопросах экологической безопасности предприятий и законной и правильной утилизации остатков любого производства.

Нас выбирают, потому что мы:

• Имеем широкие компетенции. Агентство «Ртутная безопасность» предоставляет услуги крупным производственным предприятиям, среднему и малому бизнесу. Наши услуги помогают сэкономить время и силы и направить их в более нужные дела для компаний.

• 20 лет опыта. Оказываем услуги более 20-ти лет. Мы наработали методики, у нас отлаженные технологии. Мы знаем свое дело от и до. Оказываем услуги консалтинга и сотрудничаем с организациями на постоянной основе.

• С нами выгодно. Мы предоставляем выгодные расценки за объемную и эффективную работу. Сотрудничаем с компаниями на долгосрочной основе.

Доверяйте утилизацию документов специалистам

Неправильно утилизированные документы — это потеря времени и возможные сложности с законом. Чтобы все изначально было упорядочено, быстро и безопасно юридически, доверяйте утилизацию документов специализированным компаниям.

Узнайте стоимость утилизации документов сейчас — оставляйте заявку на сайте.

Остались вопросы? Задайте их нам по телефону: 8-929-842-74-17 или (8 800 333 2 777).

По вопросам продажи и утилизации документов и архивов обращаться по телефону:

8 (928) 42-10-787

Стоимость утилизации документов и архивов от 9 ₽/кг.

Мы занимаемся утилизацией всех перечисленных ниже позиций. Уточняйте информацию у менеджера.